Analisa proses
bisnis bisa mengidentifikasi inefisiensi dan membenahinya dapat mengurangi
biaya dan meningkatkan kualitas output.
MENENTUKAN
PROSES BISNIS MANAKAH YANG AKAN DIANALISA
Lihatlah
tanda-tanda inefisiensi proses ataupun ketidakseimbangan, seperti antrian yang
panjang, waktu tunggu yang lama, ataupun tumpukan pekerjaan yang besar. Juga,
carilah fungsi dan sel kerja yang kurang dimanfaatkan. Bagian-bagian yang
dibiarkan begitu saja tanpa pekerjaan juga adalah indikasi bahwa proses tersebut
tidak seimbang.
IDENTIFIKASI
KEBUTUHAN UNTUK PROSES BISNIS
1. Wawancara
peserta proses kunci bisnis
Tanyakan apakah
yang mereka lakukan, dan mengapa mereka melakukannya.
Pastikan
informasi dan input lain apakah yang dibutuhkan untuk melakukan setiap
pekerjaan. Identifikasi sumber dari tiap output.
Identifikasi
output pada tiap pekerjaan, siapakah penerimanya dan mengapa mereka membutuhkan
apa yang mereka terima.
2. Mengadakan
sesi wawancara kelompok dan brainstorming
Gunakan sesi
kelompok untuk mengesahkan dan menyaring infirmasi yang telah Anda terima
setelah Anda mengumpulkan informasi awal tentang proses melalui wawancara
one-on-one. Ini adalah cara yang baik untuk menghilangkan miskonsepsi dari tiap
individual didalam proses.
3. Ringkaskan infromasi
yang telah Anda terima dan distribusikan informasi tersebut pada peserta proses
bisnis.
Ringkasan
tersebut seharusnya termasuk kedalam partisipan yang telah Anda wawancaran dan
yang tidak Anda wawancarai. Mintalah feedback.
DOKUMENTASIKAN
ARUS PROSES BISNIS
Buatlah
flowchart proses (map proses). Format flowchart fungsional saling-silang
biasanya dapat membantu untuk menyajikan proses multifungsi secara visual.
Bagilah laman
kedalam beberapa seri baris, yang biasa dinamakan dengan swim lanes.
Beri label pada
bagian atas baris dengan Input dan label pada bagian bawah baris dengan Output.
Beri label tiap baris lainnya dengan fungsi yang digunakan pada satu atau lebih
pekerjaan dalam proses.
Masukkan tiap
pekerjaan pada baris yang memiliki label untuk fungsi yang digunakan pada
pekerjaan tersebut. Masukkan input untuk setiap pekerjaan pada baris Input dan
daftar output pada tiap pekerjaan pada baris Output.
Ingat, output
dari satu pekerjaan seringkali bisa menjadi input pada pekerjaan lainnya. Sambungkan
tiap input, pekerjaan dan output dengan tanda panah yang menunjukkan arah dari
aliran proses.
ANALISA
KEBUTUHAN PROSES BISNIS
1. Lakukan
analisa pekerjaan. Evaluasi aktifitas yang dilakukan pada setiap pekerjaan.
Apakah aktifitas tersebut efisien? Apakah tiap aktifitas tersebut difokuskan
pada tiap rapat pekerjaan?
2. Bandingkan
hasil dari wawancara individual. Carilah inkonsistensi yang ada. Contohnya,
apakah satu langkah pada proses menghasilkan sesuatu yang tidak diperlukan pada
langkah selanjutnya?
3. Identifikasi
output aktifitas dan pekerjaan yang tidak perlu.
4. Buatlah
sketsa proses bisnis yang berdasarkan kebutuhan proses bisnis, yang Anda
identifikasi dari sesi wawancara dan brainstorming. Bandingkan aliran proses
dengan flowchart dari proses yang telah ada. Identifikasi perubahan potensial
proses yang berdasarkan perbandingan dari aliran proses yang telah ada dan
aliran proses berasal dari kebutuhan proses.